De uitdaging: papieren examens, kwetsbare apparatuur en een groeiende behoefte aan automatisering
Dirksen, begon als specialist in elektronica-opleidingen en is gegroeid naar een allround opleider voor iedereen die te maken heeft of krijgt met technische ICT. Dirksen was ook de eerste afstandsonderwijsorganisatie van Nederland. De examinering, onder meer voor de mbo- en hbo-opleidingen die Dirksen verzorgt, verliep tot 2022 nog deels op papier.
George de Jongh, algemeen directeur van Dirksen en eindverantwoordelijk voor de overstap, schetst het zo:
“We deden alles op papier. Op het examenbureau zaten twee mensen; er werden boekjes gemaakt, in enveloppen opgestuurd, en die moesten weer terug en ingescand worden.”
Het scannen hing af van één kwetsbaar apparaat.
“Al jaren vroeg ik me af: als die scanner kapotgaat, hoe doen we het dan?”
De behoefte was duidelijk: minder papier, minder handwerk, geautomatiseerd toetsen.
De oplossing: een platform dat speciaal voor examineren is gebouwd
Door een tip van de toenmalige IT-collega kwam Dirksen bij Remindo terecht. Remindo wordt ingezet voor het samenstellen en afnemen van examens.
“Het was precies wat we nodig hebben.”
De inrichting begon in het najaar van 2024 met een reeks begeleidingssessies vanuit Remindo.
“We hebben een stuk of vijf sessies gehad, samen met een aantal mensen van ons. Die werden opgenomen, zodat je later nog kon terugkijken hoe je ermee moest omgaan. Dat ging allemaal heel soepel.”
Daarna voerde het team de examenvragen zelf in. En de overstap verliep vlekkeloos.
“Dat was mijn grote angst: weer zo’n automatiseringsslag waarvan je uit ervaring weet dat het alle kanten op gaat en tijden duurt voordat het werkt. Maar dit ging naadloos, er ging helemaal niks mis. En kwam er toch een vraag op, dan was de helpdesk snel. Dan belde je even, kreeg je slimme tips, en meestal was het binnen een uur geregeld.”
Begin 2025 ging Dirksen daadwerkelijk met het platform werken.
Het resultaat: minder werkdruk, geen papier en ruimte om te vernieuwen
De grootste opbrengst zit in de werkdruk rond examinering.
“We hebben nu één fte minder op het examenbureau. En degene die is overgebleven, ging van stressvolle situaties, naar redelijk relaxed haar werk doen.”
Papier is grotendeels verdwenen, en daarmee ook de kosten en het handwerk eromheen.
“Er komt geen papier meer aan te pas. Geen verzendkosten meer, en al het werk eromheen, zoals uit de printer halen, in enveloppen stoppen, wegsturen en weer terughalen. Ook het afnemen zelf is eenvoudiger geworden. En mocht er toch een papieren uitdraai nodig zijn op afnamelocaties (of in het buitenland), kunnen we dit makkelijk faciliteren met de print en scan functie.”
Minstens zo belangrijk is wat de overstap in gang zette.
“We zien nu dat we met automatisering echt slagen kunnen maken. Dat zet aan tot meer — hé, dit zou ook geautomatiseerd kunnen. Daardoor worden we efficiënter en effectiever.”
Dat vertaalt zich in concrete vervolgstappen: Dirksen verkent of ook praktijktoetsen via Remindo kunnen lopen en wil het platform dieper koppelen aan het eigen studentvolg- en registratiesysteem.
Voorlopig is één ding voor De Jongh wel duidelijk:
“Het blijft het meest soepele implementatietraject met een IT-systeem dat ik ooit heb meegemaakt.”