Die Herausforderung: Papierprüfungen, anfällige Geräte und ein wachsender Bedarf an Automatisierung
Dirksen begann als Spezialist für Elektronikschulungen und hat sich zu einem umfassenden Bildungsanbieter für alle Bereiche der technischen IKT entwickelt. Zudem war Dirksen die erste Fernschule in den Niederlanden. Prüfungen, einschließlich derer für die MBO- und HBO-Programme von Dirksen, wurden bis 2022 noch teilweise auf Papier durchgeführt.
George de Jongh, Generaldirektor von Dirksen und letztlich verantwortlich für den Übergang, beschreibt es so:
„Wir haben alles auf Papier gemacht. Zwei Mitarbeiter arbeiteten im Prüfungsbüro; Hefte wurden zusammengestellt, in Umschlägen verschickt und mussten dann zurückkommen und eingescannt werden.“
Das Scannen hing von einem einzigen, anfälligen Gerät ab.
„Jahrelang habe ich mich gefragt: Wenn dieser Scanner kaputtgeht, was machen wir dann?“
Der Bedarf war klar: weniger Papier, weniger manuelle Arbeit, automatisierte Prüfungen.
Die Lösung: eine Plattform, die speziell für Prüfungen entwickelt wurde
Ein Tipp eines damaligen IT-Kollegen führte Dirksen zu Remindo. Remindo wird zum Erstellen und Verwalten von Prüfungen eingesetzt.
„Es war genau das, was wir brauchten.“
Die Einrichtung begann im Herbst 2024 mit einer Reihe von geführten Onboarding-Sitzungen durch Remindo.
„Wir hatten etwa fünf Sitzungen mit mehreren unserer Mitarbeiter. Sie wurden aufgezeichnet, sodass man später nachschauen konnte, wie man damit arbeitet. Alles verlief sehr reibungslos.“
Das Team gab die Prüfungsfragen anschließend selbst ein.
„Der Übergang verlief fehlerfrei. Das war meine größte Sorge: ein weiteres Automatisierungsprojekt, von dem man aus Erfahrung weiß, dass es in alle Richtungen gehen kann und ewig dauert, bis es funktioniert. Aber das hier lief nahtlos – nichts ging schief. Und wenn doch einmal eine Frage aufkam, war der Helpdesk schnell zur Stelle. Man rief dort an, bekam ein paar kluge Tipps, und meistens war die Sache innerhalb einer Stunde erledigt.“
Anfang 2025 begann Dirksen mit der praktischen Arbeit auf der Plattform.
Das Ergebnis: weniger Arbeitsbelastung, kein Papier mehr und Raum für Innovationen
Der größte Gewinn liegt in der Arbeitsbelastung rund um die Prüfungsverwaltung.
„Wir haben jetzt eine Vollzeitstelle weniger im Prüfungsbüro. Und die Mitarbeiterin, die geblieben ist, hat sich von stressigen Situationen hin zu einer recht entspannten Arbeitsweise entwickelt.“
Papier ist weitgehend verschwunden, ebenso wie die damit verbundenen Kosten und der manuelle Aufwand.
"Es gibt kein Papier mehr. Keine Versandkosten und all die Arbeit drumherum – Seiten aus dem Drucker nehmen, in Umschläge stecken, verschicken und wieder zurückerhalten. Auch die Verwaltung der Prüfungen selbst ist einfacher geworden. Und falls an Prüfungsorten (oder im Ausland) doch ein Ausdruck benötigt wird, können wir das problemlos über die Druck-und-Scan-Funktion abwickeln."
Mindestens genauso wichtig ist das, was dieser Wandel in Gang gesetzt hat.
"Wir sehen jetzt, dass Automatisierung wirklich einen Unterschied macht. Das inspiriert uns zu weiteren Ideen: Hey, das könnte man doch auch automatisieren. Das macht uns effizienter und effektiver."
Das führt zu konkreten nächsten Schritten: Dirksen prüft derzeit, ob auch praktische Prüfungen über Remindo abgewickelt werden können, und möchte die Plattform noch tiefer in das eigene System zur Studierendenverwaltung integrieren.
Für De Jongh steht eines bereits fest:
"Es ist die reibungsloseste Einführung eines IT-Systems, die ich je erlebt habe."